Le facility management désigne les services généraux qui consomment beaucoup de temps au sein d’une entreprise. Ils sont à la fois nécessaires et très diversifiés. On y intègre la logistique (courrier, livraison, archivage, stockage etc.), la sécurité et la gestion des risques, la maintenance (locaux, espaces verts), la gestion des déchets, l’économat, la restauration etc. Le facility manager ou assistant des services généraux prend en charge une partie ou la totalité de ces missions. Il existe des entreprises spécialisées dans les facilities management. Le suivi des contrats dans les services généraux est une affaire de professionnels.
Le suivi d’une large gamme de contrats et des missions
Les sociétés de facilities management se servent de logiciels spécialisés pour assurer le suivi de contrats de natures différentes : la recherche de contrats auprès des fournisseurs et l’organisation d’appels d’offres, la gestion des propositions de contrats ou encore le contrôle de la bonne exécution des contrats. Elles effectuent des audits de prestations et mettent à jours des reportings de suivi.
Elles s’occupent des contrats , des alertes sur les échéances, de la reconduction ou le remplacement des contrats.
Elles conçoivent et remplissent un cahier des charges pour gérer les prestations. Elles contrôlent l’adéquation entre ce dernier et les contrats de sous-traitances.
Elles suivent les contrats sous-traités en relation avec la direction technique d’exploitation.
Une entreprise spécialisée dans le facility management dispose de professionnels polyvalents à l’esprit de synthèse.
Les avantages du suivi permanent des contrats par une société spécialisée
Une entreprise qui externalise le suivi des contrats à une société spécialisée bénéficie d’un interlocuteur unique qui pourra lui proposer un éventail de services à la carte. La société établira des budgets de fonctionnement et d’investissement et gérera les différents contrats dans un objectif de contrôle des dépenses. L’entreprise réduira ses charges et assurera ainsi des économies sur les contrats. La recherche de prestataires, la négociation des contrats et la facturation s’adapteront mieux à l’évolution du marché et des besoins de l’entreprise. Cette dernière peut ainsi dégager des ressources et du temps pour se concentrer sur le cœur de son activité, la production et la vente. L’externalisation du suivi des contrats créé les conditions optimales d’une croissance de la productivité et d’une rationalisation accrue de l’entreprise.
Les avantages d’un suivi occasionnel des contrats par une société spécialisée
Une entreprise peut avoir un besoin occasionnel de confier le suivi des contrats à des professionnels : s’il se heurte à une forte augmentation du travail, une ouverture de site. Il est également possible de faire appel à une société de facilities management afin de réduire ses coûts pour faire face à un nouveau concurrent.
Le suivi de contrats en facility management s’applique à une extrême variété de métiers. En externalisant les missions des services généraux à une société spécialisée, provisoirement ou définitivement, l’entreprise trouve l’occasion de se recentrer sur le cœur de son activité, d’accroître la productivité de ses équipes et de maîtriser ses coûts. On peut faire un choix à la carte dans un large éventail de suivi des contrats.
